La notion de gestion locative, induit de très nombreux aspects administratifs et taches quotidiennes à prendre en compte. Alors, vaut-il mieux la déléguer ou l’effectuer soi-même ?
Plan :
Avec toutes ces obligations multiples telles que le suivi du paiement régulier des loyers, les relances de paiement, les visites d’entretien du bien, la gestion des contrats de location et autres subtilités juridiques …. la gestion locative nécessite qu’on lui accorde du temps ou d’être efficacement accompagné !
Face à ces multiples tâches et responsabilités, certains propriétaires ont recours à des agences spécialisées en gestion locative. Cette décision est efficace mais elle a un cout qui est fonction des prestations préconisées par le gestionnaire. A l’inverse d’autres propriétaires préfèrent malgré tout continuer à gérer leur(s) bien(s) par eux-mêmes, en y passant le temps nécessaire.
Mais de toute évidence, les gestionnaires immobiliers par désire de professionnalisme et d’efficacité tout comme les propriétaires voulant faire preuve de sérieux et d’un suivi efficace de leur gestion locative personnelle opterons pour un logiciel de gestion immobilière ou logiciel de gestion locative.
Ce choix peut être également lié pour certains propriétaires assumant leur gestion à une recherche de diminution des coûts. Elle peut également avoir pour but de conserver le contrôle de leur gestion et le rapport humain avec leur locataire. . Ces derniers choisissent alors de simplifier leurs démarches avec un logiciel de gestion immobilière ou logiciel de gestion locative afin d’offrir à leur locataire et pour eux même une gestion efficace et sérieuse à moindre coût tout en gagnant un temps précieux.
Pourquoi ce choix ? Est-il possible de concilier gain de temps et économie, voire gratuité ? C’est ce que nous aborderons dans cet article.
La gestion locative ou gestion immobilière consiste à gérer un ou plusieurs biens immobiliers à des fins de location. On peut définir la gestion locative comme l’ensemble des opérations indispensables dans le cadre de l’administration d’un bien immobilier en location. On entend donc par gestion locative, les opérations suivantes :
Pour résumer , la gestion locative peut être définie comme l’ensemble des actes à réaliser dans le but de bien gérer les biens immobiliers mis en locations au sein d’un patrimoine immobilier plus ou moins développé.
La gestion locative comprend de nombreuses actions. Vous pouvez les réaliser seul, ou encore les déléguer à un gestionnaire locatif. Toutefois l’un comme l’autre dans un but d’efficacité et d’accompagnement recourront le plus souvent à une plateforme ou à un logiciel de gestion locative .Nous allons prendre l’hypothèse de la délégation intégrale de cette gestion.
Il faut tout d’abord souscrire une assurance propriétaire non occupant (PNO). En effet, cette assurance est indispensable dans la mesure où elle permet aux propriétaires de biens d’être couverts en cas de sinistre importants pour le bâti notamment. Selon les situations, il existe différentes assurances obligatoires auxquelles il faut souscrire.
Il faut rechercher vos futurs locataires qui loueront le logement. Ainsi, pour trouver le ou les candidats idéals, il est nécessaire de procéder à la diffusion d’annonces sur plusieurs canaux (journaux, agences, médias sociaux). Ce processus de recherche, doit faire preuve d’une étude et de vérifications minutieuses. Il est déconseillé de prendre le premier locataire venu par empressement. En effet, le choix du locataire est basé sur plusieurs critères. Lors de l’étude des dossiers locataires, il faut analyser la solvabilité du futur locataire, mais en plus, ce choix doit dépendre des critères légaux. Une fois les études de dossiers terminés, le locataire le plus approprié est retenu. L’un des autres critères essentiel à prendre en compte est l’aspect humain. Le contrat de location vous lie avec votre locataire pour une durée importante. Prenez donc le temps de discuter avec lui pour que vos futurs rencontres soient paisibles.
La vérification des assurances habitation des occupants du logement est une obligation légale. Le locataire doit impérativement disposer d’une assurance responsabilité civile. Cette assurance permet de le couvrir en cas de sinistre ou autres dommages. Il faut veiller à sa validité chaque année. Une attestation délivrée par son assureur pourra lui être réclamée chaque année afin d’attester qu’il remplit à cette obligation contractuelle.
La rédaction du bailou contrat de location est une tâche délicate mais essentielle car elle constitue le contrat qui lie le bailleur et le locataire. Il faut bien évidemment effectuer les deux états des lieux (entrée et sortie). Durant la période de location, il convient aussi de s’assurer de percevoir tous les loyers dans les temps (convenu dans le bail) par l’envoi d’avis d’échéances notamment, et d’établir des quittances de loyer (reçu délivré comme preuve de paiement du loyer). Il faut également régulariser les charges et effectuer les relances le cas échant. S’ajoute à cela la prise en charge des réparations ou des travaux d’entretien de l’immeuble.
Que vous soyez propriétaire d’un ou plusieurs biens immeubles, il est indispensable de gérer au mieux vos locations. Or, cette gestion comporte de très nombreux actes de gestions. Ainsi, plus votre patrimoine immobilier, et par conséquence votre parc locatif s’étoffera plus ces actions seront chronophages.
La question se pose donc de savoir s’il faut déléguer ou non la gestion locative ?
Tout propriétaire s’est posé cette question ou se la posera à un moment donné. Certains préfèreront gérer par eux-mêmes pour de nombreuses raisons, parfois financières, par disponibilité, ou encore afin de conserver la relation avec leur locataire entre autres… D’autres feront le choix de déléguer tout ou partie de cette responsabilité à un professionnel du domaine ou à une agence de gestion locative. A noter qu’il est possible de recourir à un assistant de gestion locative pour les uns comme pour les autres.
Un gestionnaire locatif aussi appelé mandataire de gestion, administrateur de biens ou encore gestionnaire de biens, va effectuer pour vous différentes opérations selon les missions qui lui sont confiées. Avant que l’administrateur de biens ne procède à la gestion immobilière du bien du propriétaire, un contrat de mandat de gestion est signé. Selon les termes du contrat, le professionnel devra prendre en charge la gestion administrative, technique et financière de votre bien immobilier. Il pourra également être en charge de la gestion des contentieux ou tout autre obligation définit dans le mandat de gestion. C’est donc tous ces aspects et détails que le propriétaire peut déléguer en totalité ou en partie.
Les gestionnaires de biens immeubles ou agence de gestion locative ont des obligations strictes vis-à-vis de leur mandant. Ainsi, ils doivent effectuer les tâches de reversement des loyers au propriétaire, détailler les honoraires de la gestion du bien, ou frais d’agence, assurer les relances de loyers impayés, et même d’initier les procédures en cas d’impayés récurrents. De façon plus large, ils doivent également et simplement percevoir la rémunération qui leur revient de droit pour les taches accomplies. Par ailleurs, le mandataire doit aussi tenir une comptabilité, et s’assurer que cette dernière est à jour. Cela témoigne de sa bonne foi et de son honnêteté. Il doit aussi fournir plusieurs documents à son agence pour plus de clarté. Il s’agit des documents relatifs à la balance des propriétaires, des locataires, mais aussi les documents de trésorerie.
Enfin, le gestionnaire locatif a aussi des obligations en rapport avec la caisse de garantie. C’est une structure financière pour les professionnels de l’immobilier. Son objectif est de garantir les fonds séquestrés par chaque gestionnaire locatif ou agence immobilière qui gère des biens immobiliers et perçoivent des loyers pour le compte de propriétaires au travers des mandats de gestion. Ainsi, le gestionnaire doit toujours s’assurer que ses fonds sous séquestre n’excèdent pas la garantie financière que la caisse de garantie financière lui accorde accorde et pour laquelle elle cotise.
Le contrat de location, précise de manière exhaustive les points essentiels et obligations qui incombent au propriétaire comme au locataire durant toute la durée du contrat. On y retrouvera par conséquent les obligations à réaliser par le gestionnaire qui découlent de la gestion globale du bien immobilier indiqué dans le contrat de location. Par ailleurs, lorsque le contrat prend fin, le gestionnaire doit gérer les actes de fin de contrat, et s’assurer de leur formalisme. Généralement, le contrat de location est accompagné d’un acte d’état des lieux à l’entrée comme à la sortie de l’appartement. C’est un acte indispensable qui permet de connaître l’état réel du logement avant et après la location proprement dite.
Le gestionnaire locatif a des responsabilités vis-à-vis des propriétaires, mais aussi à l’endroit des locataires, de son agence, et même de la caisse de garantie. Ce dernier est tenu d’enregistrer les factures et les paiements des locataires. C’est une tâche essentielle qui permet aux propriétaires d’avoir une idée globale sur les différents mouvements opérés. Outre cet enregistrement en comptabilité, l’administrateur de biens est dans l’obligation de restituer les loyers qu’il a perçus. Par ailleurs, il doit aussi rendre compte de façon régulière au propriétaire.
Généralement, les mandataires de gestion fournissent des comptes rendus de la gestion qu’il opère par mois ou par trimestre. Cela permet aux propriétaires de se tenir informés de tout ce qui a trait à leur patrimoine immobilier.
Hormis ces différentes tâches, le mandant, c’est-à-dire le propriétaire, peut tout à fait confier d’autres tâches au gestionnaire. Notez cependant que les tâches ne doivent pas s’inscrire hors du cadre du contrat.
Lorsque vous faites appel à un professionnel de la gestion immobilière ou à une agence spécialisée dans le domaine, vous savez que ces tâches et responsabilités vont représenter des frais plus ou moins conséquents. En effet, l’agence doit appliquer ses honoraires à la hauteur de ses missions, mais en plus, d’autres frais peuvent s’ajouter. C’est l’ensemble de ces coûts que l’on qualifie de frais de gestion locative.
Les principaux coûts sont en rapport avec les honoraires de gestion locative, l’édition des actes, et les frais d’état des lieux. De façon plus détaillée, il y a les frais de dépôt de garantie (le propriétaire a la possibilité de l’exiger pour la couverture d’éventuels dommages ou dégradations), les frais de l’assurance habitation, ceux liés au contrat assurance loyers impayés, à la taxe d’habitation, et les frais en lien avec les différentes charges récupérables.
Il faut noter que ces frais se calculent en suivant de nombreux critères propres à chaque agence, mais on constate assez couramment un tarif situé entre 6 à 9% du loyer hors charge mensuel.
Les honoraires de mise en location sont facturés :
• Au propriétaire au titre des honoraires de négociation et d’établissement du mandat
• Au locataire au titre des visites et de l’établissement de l’état des lieux
Depuis la loi ALUR, ces honoraires sont plafonnés :
Pour finir, il faut noter que l’on peut résilier un contrat de gestion. Soumis aux règles du droit civil, cette résiliation doit s’effectuer selon certains conditions.
Il est vrai que les tarifs de la gestion locative ne sont pas neutres. Ils doivent être pris en compte dans le calcul de rentabilité avant l’achat pour les propriétaires souhaitant faire appel à un professionnel de la gestion immobilière. En contre partie de ce cout le propriétaire pourra consacrer son temps à d’autres centres d’intérêts et ne se souciera pas de ces actes de gestions locatifs.
Dans les domaines sensibles tels que la gestion locative, une réglementation est toujours appliquée. En effet, que ce soit pour le gestionnaire de biens, ou encore pour le propriétaire, il est important de prendre connaissance des lois qui régissent la gestion immobilière. Il s’agit plus spécifiquement de la loi Alur, la loi Hoguet et la loi Elan.
L’acronyme ALUR signifie Accès au Logement et un Urbanisme Rénové. Cette loi a été promulguée en 2014. C’est une loi assez dense, qui n’est pas toujours suffisamment connue ou comprise. L’essentiel à retenir est qu’elle encadre les règles en lien avec la location et la copropriété. Autrement dit, elle prend en compte :
La loi énonce également la fin des pénalités pour les loyers en retard, et encadre les pénalités de retard en cas de restitution du dépôt de garantie. Cette directive est un véritable soutien pour les personnes qui rencontrent des difficultés dans l’accès au logement dans certaines zones comme les zones dites tendues (plus de 50 000 habitants). Par ailleurs, la loi Alur exige la fourniture de plusieurs pièces justificatives comme le règlement de copropriété, ou le montant des charges dans le seul but de rassurer et d’informer les potentiels acquéreurs.
La loi Hoguet est applicable depuis des décennies (02 janvier 1970). Elle régit le monde des professionnels de la gestion immobilière, et s’applique à plusieurs activités (le métier d’agent immobilier et de mandataire, les syndics de copropriété, l’activité d’administrateur de biens…). C’est une directive qui impose aux professionnels de souscrire une assurance de RCP (responsabilité civile professionnelle), et de détenir une carte professionnelle (cette carte est délivrée par les présidents des CCI du territoire). Cette loi oblige les professionnels de la gestion immobilière à délivrer des reçus pour les sommes que versent les clients, avoir un mandat écrit, tenir un registre répertoire et des mandats. Hormis ces points clés, la législation impose le respect des obligations d’ordre administratif qui incombent à ces professionnels quant à la tenue de l’entreprise en général, et du personnel en particulier.
C’est la dernière loi promulguée dont tout bon gestionnaire locatif doit prendre connaissance. Cette directive a été adoptée le 24 novembre 2018, et représente une véritable réforme dans le domaine du logement en général et de la gestion locative en particulier. En effet, l’une des premières innovations de cette législation repose sur l’introduction du bail mobilité. C’est un contrat de location adapté aux baux de courte durée (1 à 10 mois). C’est une aubaine pour les personnes ayant l’habitude de beaucoup se déplacer pour des raisons professionnelles. Cette directive s’applique aussi bien aux propriétaires, aux locataires, aux bailleurs sociaux, aux promoteurs, qu’aux professionnels de l’immobilier. Les principales innovations de cette loi prennent en compte la lutte contre les marchands de sommeil, la numérisation du secteur locatif, la répression accrue des locations touristiques clandestines ou irrégulières, et l’ouverture de l’action de groupe aux baux d’habitation entre autres.
En matière de gestion immobilière, la plupart des propriétaires ne savent pas toujours à quel saint se vouer. Avant de faire un choix, il faut bien maîtriser les contours d’une gestion déléguée et d’une gestion par soi-même.
Il s’agit là de la solution la plus lucrative. En contrepartie, confier sa gestion à une agence vous permet de gagner du temps. Vous n’avez pas à vous occuper des tâches fastidieuses, cela vous permet de vous concentrer sur de nouvelles acquisitions par exemple ou tout simplement sur un autre centre d’intérêt. Les actes de gestion sont réalisés par un professionnel expérimenté et dans le plus grand professionnalisme. En confiant votre gestion locative, vous êtes de plus subrogés dans vos responsabilités et les différents actes à accomplir. Vous achetez votre tranquillité d’esprit. La délégation de sa gestion locative est une solution qui conviendra aux propriétaires souhaitant minimiser le temps à consacrer à la gestion de leurs biens et ayant la possibilité d’en payer les frais en contrepartie.
Dans le processus de délégation, il faut veiller à choisir le meilleur prestataire. En général, les propriétaires se tournent vers les entreprises de gestion ou les gestionnaires de biens. Bien que les frais de cette gérance soient élevés, ce type de sociétés demeure une bonne alternative pour bien administrer votre patrimoine immobilier.
Si vous avez la gestion en horreur, mais souhaitez tout de même investir dans l’immobilier, vous pouvez vous tourner vers une SCPI (Société civile de placement immobilier). C’est le choix de certains investisseurs qui ne souhaitent pas gérer leurs bien locatifs.
A priori, la gestion seul de son immobilier locatif semble être une bonne idée si l’on souhaite économiser son budget. Comme le dit cet adage populaire, « on n’est jamais mieux servi que par soi-même ». Cependant, ce type de gestion sans aucun support est une erreur à ne pas commettre surtout lorsque vous êtes débutant.
Si vous ne vous appuyez pas sur un service en ligne, vous pouvez y affecter énormément de temps et vous perdre en activités chronophages à faible valeur ajoutée. De plus, vous ne maîtrisez pas aussi bien le cadre réglementaire de la gestion locative que les professionnels du domaine. Cela peut sur le long terme vous causer du tort. De plus, en cas de contentieux, il existe une possibilité de dégradation de la relation propriétaire-locataire, au cas ou vous n’auriez pas la qualification requise pour la gestion de contentieux. La gestion locative nécessite un investissement de temps, de travail et de suivi. C’est pourquoi si vous faites ce choix une plateforme de gestion immobilière en ligne comme Applicéo vous assistera au quotidien, en se chargeant pour vous de vos nombreuses taches et autres actes de gestion immobilier.
A ne pas confondre avec la gestion par soi-même qui se fait de manière artisanale, la gestion locative en ligne apporte un environnement légal et contractuel mais également des fonctionnalités très pratiques permettant de gagner en productivité. C’est certainement la solution à retenir si vous ne souhaitez pas dédier des sommes importantes à la délégation de votre gestion locative. Nombreux propriétaires se tournent désormais vers ce type de gestion sur Internet ou via un logiciel pour ses multiples avantages.
Grâce à l’automatisation des envois de divers documents comme les avis d’échéance et quittances après versement des loyers entre autres, les professionnels immobiliers ou les propriétaires qui gèrent leurs biens gagnent du temps. Cela leur permet d’alléger les différentes tâches qui leur incombent, et d’être plus productifs à bien d’autres niveaux.
Avec une telle gestion, il est plus facile de s’organiser et de se concentrer sur l’essentiel. Les logiciels spécialisés en la matière permettent de programmer des envois et de programmer des rappels. Grâce à ces différentes fonctionnalités, cela évite d’être acculé au dernier moment ou même d’avoir à y penser.
Un autre avantage d’une solution en ligne repose sur la centralisation des données. C’est un aspect important, car vous avez pour un même accès ou sur une même page, toutes les informations nécessaires pour un cas particulier. Cela permet de mieux suivre les différents mouvements, et de mieux gérer les différentes tâches. Vous mutualisez les actions pour un gain substantiel en efficacité.
Il s’agit d’une sorte de télétravail. En effet, en optant pour une gestion en ligne, votre présence sur le terrain n’est plus obligatoire en grande majorité même pour certaines tâches telle que l’état des lieux. Vous pouvez tout gérer depuis votre ordinateur, votre tablette, ou votre smartphone, et cela, quelle que soit la distance qui vous sépare de vos bien.
Pour une meilleure gestion des parcs locatifs, plusieurs logiciels, applications ou services en ligne existent. Certains pourraient croire à tort que ces services sont exclusivement dédiés à des professionnels de l’immobilier. En réalité, ils s’adressent à trois catégories de personnes.
Les gestionnaires de biens ou encore appelés les “mandataires”. Il s’agit des personnes ayant toutes les qualifications requises pour être désignées administrateur des biens du patrimoine immobilier d’un propriétaire. Ces logiciels ou services en ligne sont donc une véritable aubaine pour ces derniers car ils leur font gagner un temps précieux. Leur offrant ainsi la possibilité de se concentrer sur d’autres aspects essentiels de leur gestion.
Nombreux sont les propriétaires qui souhaitent prendre en main l’administration de leurs biens, mais pas de manière trop « artisanale ». Un logiciel de gestion locative ou logiciel de gestion immobilière est donc une assistance extrêmement utile. Elle leur permet de gérer leurs biens par eux-mêmes sans y passer un temps déraisonnable et d’encadrer les actes de gestion à réaliser. C’est une solution simple et efficace qui les guide dans leur processus de gestion.
Enfin, ce logiciel s’adresse aussi aux entreprises de gestion. C’est une bonne alternative pour ces structures qui sont en contact avec une multitude de propriétaires immobiliers. Les tâches sont automatisées, et cela favorise à coup sûr le traitement de ces tâches réputées très chronophages. Elles pourront ainsi prendre d’avantages de temps dans le suivi de la relation locataire, ou de l’entretien des biens qu’elles gerent.
La gestion locative en ligne se fait au moyen d’une plateforme spécialement conçue à cet effet. Plusieurs espaces sont créés pour répondre aux besoins des différents utilisateurs. Il s’agit des espaces propriétaires et gestionnaires. Pour accéder aux différents services et fonctionnalités des plateformes en ligne, il faut en un premier temps créer un compte. Une fois le compte créé, allez pouvoir profiter des avantages de la plateforme.
Les services proposés sur ces plateformes en ligne (ou logiciel de gestion immobilière) dépendent de chacune d’entre elles. Parmi les plus connus, il y a les services en lien avec l’assurance loyers impayés, la recherche de locataire, la rédaction des baux, la génération des quittances, le reversement des loyers etc. Loin de s’arrêter là, certaines plateformes en ligne proposent également la gestion des charges et des aides juridiques.
Parmi les autres services offerts, il y a la rédaction des baux et la signature des contrats. C’est un avantage pour les personnes vivant à l’étranger ou dans une autre ville du bien dont elles sont propriétaires, et se trouvant dans l’impossibilité de se déplacer pour une signature physique.
En dehors de ces services, notez qu’une telle plateforme permet aussi la création des documents comme les contrats de bail, les mandats de gestion. Cela permet de remplir directement les documents sur le net, sans perte de temps.
Pour ce qui est des fonctionnalités, elles sont assez nombreuses. Elles peuvent aussi différer en fonction du type de logiciel. Cependant, les fonctionnalités les plus habituelles sont les notifications de courrier, la sécurisation des données, le partage des documents importants entre locataires et propriétaires. Vous avez également accès aux fonctionnalités de gestion des baux en particulier, et de la gestion en général (gestion des mandats, gestion des impayés, gestion des assureurs, gestion des dépôts de garantie, gestion des locataires). De plus, vous bénéficiez des fonctionnalités de traçabilité des documents envoyés, et vous pouvez même faire des envois en masse.
Le choix du logiciel de gestion locative, application ou plateforme en ligne n’est pas simple. Etant donné le nombre de solutions disponibles sur le marché, il est important de bien prendre en compte certains critères afin d’effectuer un choix judicieux.
Les fonctionnalités du logiciel de gestion immobilière représentent même le point déterminant dans un choix. En effet, il est important de vérifier que la solution dispose des fonctionnalités indispensables pour une gérance locative en bonne et due forme. Pensez à vérifier qu’il possède des fonctionnalités telles que la gestion des lots, des mandats, et de la comptabilité. Le logiciel doit aussi avoir les fonctionnalités de dématérialisation des documents comme les contrats, et de signature électronique.
La sécurité est un critère indispensable dans le choix d’une solution en ligne. En effet, il faut à tout prix que l’application prône une confidentialité. Vos échanges doivent être sécurisés, de même que vos données personnelles et mots de passe.
La plupart des solutions en ligne sont payantes, rares sont celles qui proposent leurs services gratuitement. Cela reste une solution économique malgré tout car les montants sont de moindre mesure que les frais des gestionnaires locatifs. Mais lorsqu’on peut disposer des mêmes services sans rien débourser, on peut se demander s’il faut chercher ailleurs !
En définitive, une solution en ligne de gestion locative (ou logiciel de gestion immobilière) présente des avantages à bien des égards. Elle vous permet de gagner un temps précieux, de mieux organiser votre travail, de planifier vos tâches et de suivre en temps réel tous les mouvements en rapport avec votre compte. De plus, les services et fonctionnalités proposés sont totalement gratuits. Il est évident qu’une telle plateforme gratuite ne se refuse pas. De plus à travers ses nombreux partenaires immobiliers, il vous sera toujours possible de vous appuyer sur de vrais professionnels pour vos taches les plus délicates. Alors, il ne reste qu’à créer un compte pour tester Applicéo et vous simplifier la vie.
