Pour que ni locataire, ni propriétaire bailleur ne soit financièrement lésé, régulariser les charges locatives est conseillé. La régularisation n’est pas obligatoire et d’ailleurs, la loi ne sanctionne pas les bailleurs qui ne le font pas. Toutefois, pour plus de transparence dans les comptes, le locataire peut demander à ce qu’elle soit faite à la fin de l’année.
Les charges locatives ou charges récupérables concernent les dépenses, normalement à la charge du locataire, mais que le propriétaire prend d’abord en charge pour se faire rembourser plus tard.
D’une manière générale, les charges locatives se réfèrent aux frais d’entretien, de nettoyage, de réparation et à l’usage de certains services. Pour ne pas avoir à payer le prix fort, il est conseillé de bien vérifier les postes figurant sur la liste des charges demandées.
Dans les rapports locatifs, il faut effectivement savoir que certaines dépenses importantes reviennent au propriétaire bailleur. Il faut donc s’assurer que les dépenses demandées se réfèrent uniquement aux charges figurant dans le décret.
Aussi, puisque le montant de ces charges peut être considérable, il est recommandé de bien s’informer sur le sujet avant de signer le bail de location. Tous les mois, le locataire devra payer le loyer hors charges, les charges locatives et les frais de fonctionnement comme l’électricité, l’eau, le chauffage…
Chaque année d’exercice implique des charges locatives pour l’entretien et le bon fonctionnement du logement. Toutefois, le bailleur ne peut pas savoir à l’avance à combien ces dépenses vont s’élever.
Pour établir le montant des charges récupérables, il se base sur les tarifs appliqués dans le voisinage. Il peut aussi se baser sur les charges payées par le précédent locataire.
Lorsque le propriétaire a sa base de calcul, il l’étale sur les douze mois de l’année, de sorte à imposer un forfait au locataire. Généralement, le montant des charges locatives reste inchangé au cours de l’année d’exercice. Certains contrats prévoient cependant une option révisable qu’il convient de bien vérifier.
Une fois que le montant mensuel est connu, le locataire doit le verser tous les mois en même temps que le loyer. Puisqu’il ne s’agit pas d’un montant exact, on le qualifie de « provisions pour charges ». Celles-ci visent à payer des dépenses futures.
La régularisation des charges locatives doit avoir lieu au moins une fois par an. Il arrive toutefois que certains bailleurs ne le font pas lorsque les provisions versées par le locataire excèdent le montant total des charges.
Pour régulariser les comptes, le bailleur doit calculer la différence entre les charges locatives réellement dépensées et le montant des provisions versées. Les deux doivent se référer à une même période.
Lorsque le calcul met en exergue un trop perçu du bailleur, ce dernier doit rembourser la différence au locataire. À l’inverse, lorsque le calcul affiche un moins perçu du bailleur, ce dernier peut demander un ajustement auprès du locataire.
Dans les deux cas, la régularisation doit être envoyée au locataire dans un délai d’un mois avant la date de paiement de la différence. Le courrier se compose d’une lettre de régularisation des charges locatives et du décompte établi.
Le bailleur doit ensuite mettre à la disposition du locataire toutes les pièces qui justifient les dépenses réalisées. Il peut s’agir de factures, de contrats d’entretien et de service… Ces pièces doivent être accessibles au moment de la régularisation et au cours des six mois qui suivent l’envoi de la régularisation.
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