La régularisation des charges locatives

Lorsqu’on loue un logement, le loyer n’est pas la seule dépense à prévoir. À cela s’ajoutent les charges locatives qui se réfèrent aux parties communes et à l’état général du bâtiment. Pour s’acquitter de cette obligation, les locataires doivent payer des provisions mensuelles. À la fin de chaque année d’exercice, le bailleur est tenu de faire les comptes en vue d’une régularisation des charges locatives. Voici comment il faut s’y prendre. 

Pourquoi faut-il faire une régularisation des charges locatives ? 

Tous les contrats de location prévoient le paiement de charges locatives. C’est un montant qu’il faut verser en même temps que le loyer. Leur versement est perçu à titre de provisions pour charges. En effet, le bailleur ne sait pas encore exactement combien vont coûter les charges locatives de l’année en cours. 

Il les calcule de manière approximative en se basant sur les charges de l’ancien locataire. Dans le cas d’une première location, il s’inspire généralement des charges appliquées dans le voisinage. 

Une fois le calcul établi, le montant des charges pendant toute une année d’exercice reste inchangé. Il prend la forme d’un forfait que le locataire doit payer tous les mois. 

À la fin de l’année, le propriétaire fait ses comptes pour connaître le montant réel des charges dépensées au cours de l’année écoulée. Cette régularisation lui permet de déterminer si le locataire a trop payé ou pas assez. Il compare alors les dépenses réellement versées en charges locatives et le montant total des provisions versées par le locataire. 

De cette régularisation découle un remboursement, soit de la part du bailleur (en cas de trop perçu), soit de la part du locataire (en cas de moins perçu). Le montant des futures provisions est réévalué en conséquence pour réduire autant que possible les écarts entre ces deux postes. 

Qu’entend-on réellement par charges locatives ? 

Dans les rapports locatifs, toutes les charges lourdes concernant le logement loué reviennent au propriétaire. Le locataire, quant à lui, doit payer les petits travaux, les entretiens et les services auxquels il a droit. 

Attention, le montant de ces charges peut être conséquent. Il peut aussi être fixe ou révisable en fonction du bail de location. Avant de signer le contrat, il faut donc s’assurer que :

• le montant du loyer hors charges, des charges locatives et des frais de fonctionnement de base rentre dans son budget mensuel.
• les charges demandées par le bailleur figurent sur la liste de celles fixées par décret.
• les charges demandées ne sont pas imputables au propriétaire, car certaines dépenses sont prises en charge uniquement par le bailleur.

Généralement, on distingue diverses catégories à titre de charges locatives, à savoir :

• l’eau et le chauffage ;
• les impôts et redevances ;
• l’entretien des parties communes de l’intérieur et de l’extérieur ;
• l’entretien des installations individuelles ;
• les équipements liés aux déplacements comme l’ascenseur, les monte-charges…
• l’entretien des équipements du bâtiment ;
• les produits d’hygiène.

Comment rédiger une lettre pour régulariser les charges locatives ? 

Quand vient le moment de régulariser les charges locatives, le propriétaire doit envoyer une lettre au locataire. Celle-ci doit lui être transmise un mois avant la régularisation. 

Sur le document, le bailleur doit mentionner les informations suivantes :

• les coordonnées du bailleur : nom, prénom, adresse…
• les coordonnées du locataire : nom, prénom, adresse…
• la date et le lieu de délivrance du courrier ;
• l’objet de la lettre, à savoir « Demande de régularisation de charges » ;
• la date de signature du bail et l’adresse complète du logement loué ;
• un rappel sur l’existence des provisions payées à part le loyer et un rappel de l’obligation d’ajustement qui incombe au propriétaire en vertu des termes du contrat de location ;
• la période concernée par la régularisation ;
• le total des charges récupérables dépensé au cours de cette période ;
• le montant des provisions versées par le locataire ;
• le résultat de la régularisation qui peut aller en faveur, soit du bailleur, soit du locataire, avec la précision de la différence en euros ;
• la mise à disposition de toutes les pièces justificatives au locataire ;
• la date à laquelle le paiement de la différence doit être fait par l’un ou l’autre des deux parties ;
• la signature du bailleur. 

Avec la lettre, le bailleur doit également envoyer le décompte, les factures et les contrats d’entretien ou de maintenance. 

Pour aller plus loin :

1. L’acte de caution solidaire: qu’est ce que c’est?
2. Comment choisir votre logiciel de gestion locative
3. Ce qu’il faut savoir sur la provision pour charges